LÀM THẾ NÀO ĐỂ VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP THU HÚT KHÁCH HÀNG

LÀM THẾ NÀO ĐỂ VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP THU HÚT KHÁCH HÀNG
5 (100%) 1 vote

Công nghệ thông tin làm thay đổi căn bản cách mà ngày nay chúng ta làm việc. Trước đây khi cần phải trao đổi gì thì chỉ có thể gặp trực tiếp, gọi điện thoại hoặc viết thư tay. Ngày nay hầu hết các trao đổi của chúng ta hàng ngày là qua thư điện tử (email).

Vậy làm cách nào để có thể viết được 1 email chuyên nghiệp? Hãy lưu ý tới những điều cơ bản sau :

1. Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Bạn nên sử dụng địa chỉ email có liên quan đến công ty. Nếu sử dụng tài khoản email cá nhân, bạn nên dùng địa chỉ email bao gồm tên của mình để người nhận biết được chính xác ai gửi thư đến.

2. Luôn phải có tiêu đề, tiêu đề email rõ ràng, đúng trọng tâm

Mọi người thường quyết định có mở email mới đọc hay không dựa vào tiêu đề, hãy trình bày tiêu đề ngắn gọn, đúng trọng tâm và gây được sức hút với người nhận.

3. Bố cục hợp lý

Chia email thành nhiều đoạn nhỏ Mỗi đoạn chỉ tối đa 4 câu và 4 dòng. Các đoạn phải cách nhau một dòng.

Đảm bảo email cung cấp đủ các nội dung:

  1. Giới thiệu về bản thân bạn, lý do bạn viết email.
  2. Nội dung chính bạn muốn đề cập
  3. Lời chào,tạm biệt, cảm ơn,…
Kỹ năng viết mail chuyên nghiệp
Kỹ năng viết mail chuyên nghiệp

4. Sử dụng chữ ký cuối email

Nội dung chữ ký hoàn hảo sẽ cung cấp những thông tin cơ bản như họ tên đầy đủ, thông tin liên hệ, vị trí, trường học/công ty… giúp người đọc dễ dàng “định vị” bạn là ai và từ đâu đến.tăng sự tin tưởng của người nhận vào bạn.

5. Độ dài phù hợp

Một email chỉ nên dài khoảng 3/4 trang A4. Nếu như phải trình bày dài hơn thì nội dung mail nên tóm tắt còn nội dung đầy đủ thì gửi trong một file đính kèm

6. Ngôn từ chính xác, phù hợp

Căn cứ vào người nhận để sử dụng ngôn từ phù hợp.

Luôn đọc lại một lượt email trước khi gửi đi để soát lỗi chính tả và chỉnh sửa , từ ngữ sử dụng trong email nên đơn giản, dễ hiểu, thuần việt.

7. Đính kèm tập tin

Luôn ghi nhớ chèn tập tin đính kèm với những định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính , tên của tập tin đính kèm phải nêu rõ nội dung trong tập tin.

8. Nhập địa chỉ email cuối cùng

Không tránh khỏi trường hợp email bị gửi đi bất ngờ trong khi bạn vẫn chưa viết xong và chưa kiểm tra lại chính tả do vậy, hãy nhập địa chỉ email người nhận vào cuối cùng để tránh khỏi những sự cố đáng tiếc.

9. Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn

Rất khó để trả lời tất cả các email đã được gửi đến nhưng hãy cố gắng làm điều đó, kể cả những email bị gửi nhầm cho bạn..

Content Protection by DMCA.com

Add a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *